Ρωτήστε έναν ιδιοκτήτη εστιατορίου πόσο τζίρο έκανε χθες, και θα σας απαντήσει αμέσως. Ρωτήστε τον πόσο κέρδος έβγαλε τον προηγούμενο μήνα, και η απάντηση θα είναι «θα δούμε όταν βγάλει ο λογιστής το τρίμηνο». Μέχρι τότε, οι αποφάσεις παίρνονται στα τυφλά: αν θα προσλάβει, αν θα ανεβάσει τιμές, αν αντέχει τον καινούργιο φούρνο.
Αυτό το άρθρο δεν αφορά τη λογιστική. Αφορά τα λίγα νούμερα που πρέπει να ξέρει ο ίδιος ο ιδιοκτήτης, κάθε μέρα, κάθε εβδομάδα και κάθε μήνα, για να ελέγχει την επιχείρησή του.
Τζίρος δεν σημαίνει κέρδος
Το πιο επικίνδυνο συναίσθημα σε ένα εστιατόριο είναι ένα γεμάτο Σάββατο. Η σάλα βουίζει, το ταμείο γεμίζει, και όλοι νιώθουν ότι πάει καλά. Αλλά ο τζίρος λέει μόνο τι μπήκε. Δεν λέει τι βγήκε.
Ένα κατάστημα με 40.000 € τζίρο τον μήνα μπορεί να βγάζει κέρδος 4.000 € ή να χάνει 1.000 €. Η διαφορά κρύβεται σε τρία σημεία που κανείς δεν βλέπει από τη σάλα:
- πόσο κόστισαν οι πρώτες ύλες που καταναλώθηκαν (το food cost),
- πόσο κόστισε το προσωπικό, μαζί με τα μεροκάματα των εκτάκτων,
- πόσα χρωστάτε σε προμηθευτές για εμπορεύματα που έχετε ήδη πουλήσει.
Από την πράξηΤο πιο συχνό εύρημα όταν αναλαμβάνουμε ένα κατάστημα δεν είναι ότι πηγαίνει άσχημα. Είναι ότι κανείς δεν ξέρει αν πηγαίνει καλά ή άσχημα, μέχρι να είναι πολύ αργά για να αλλάξει κάτι.
Γιατί τα βιβλία του λογιστή δεν αρκούν
Ο λογιστής είναι απαραίτητος. Τηρεί τα βιβλία, υποβάλλει δηλώσεις, φροντίζει να είστε νόμιμοι. Όμως τα λογιστικά στοιχεία έχουν τρία χαρακτηριστικά που τα κάνουν ακατάλληλα για καθημερινή διοίκηση:
- Έρχονται αργά. Βλέπετε τι έγινε πριν από έναν ή τρεις μήνες, όχι τι γίνεται τώρα.
- Είναι οργανωμένα για την εφορία, όχι για εσάς. Δεν σας λένε ποια κατηγορία πωλήσεων απέδωσε, ποιος προμηθευτής ακρίβυνε ή ποια εβδομάδα ξέφυγε το κόστος.
- Δεν πιάνουν όλη την πραγματικότητα του μαγαζιού. Η καθημερινή εικόνα του ταμείου, οι ανεξόφλητοι λογαριασμοί προμηθευτών και τα μεροκάματα της εβδομάδας χρειάζονται δική σας καταγραφή.
Η λύση δεν είναι να κάνετε τη δουλειά του λογιστή. Είναι να κρατάτε μια απλή διοικητική εικόνα, για εσάς, παράλληλα με τα λογιστικά βιβλία.
Η ρουτίνα των 5 λεπτών κάθε βράδυ
Στο κλείσιμο κάθε βάρδιας, πριν φύγετε, καταγράφετε:
- Έσοδα ανά κατηγορία: σάλα, delivery, take away, μπαρ, εκδηλώσεις. Έτσι βλέπετε ποιο κομμάτι της επιχείρησης κουβαλάει τα υπόλοιπα.
- Μετρητά και κάρτες χωριστά. Σύνολο ταμειακής, σύνολο POS, και η διαφορά είναι τα μετρητά που πρέπει να βρίσκονται στο συρτάρι.
- Κάθε έξοδο της ημέρας με προμηθευτή, κατηγορία και τρόπο πληρωμής: μετρητά, κάρτα, ή επί πιστώσει.
- Μεροκάματα όσων δούλεψαν, ιδιαίτερα των εκτάκτων.
Αν το κάνετε κάθε βράδυ, παίρνει λιγότερο από πέντε λεπτά. Αν το αφήσετε για το τέλος της εβδομάδας, παίρνει μία ώρα και γίνεται με λάθη.
Τι κοιτάτε κάθε εβδομάδα
- Έσοδα σε σύγκριση με την ίδια εβδομάδα του προηγούμενου μήνα. Ανεβαίνετε, πέφτετε ή μένετε σταθεροί;
- Μισθοδοσία της εβδομάδας σε σχέση με τα έσοδα της εβδομάδας. Αν μια ήσυχη εβδομάδα είχε το ίδιο προσωπικό με μια γεμάτη, το βλέπετε εδώ.
- Υπόλοιπα προμηθευτών. Πόσα χρωστάτε και σε ποιον. Τα «θα το πληρώσω την άλλη εβδομάδα» μαζεύονται γρήγορα.
Τα νούμερα του μήνα
Στο τέλος του μήνα, τρεις δείκτες σας λένε την αλήθεια για την επιχείρηση:
| Δείκτης | Πώς υπολογίζεται | Συνήθης στόχος |
|---|---|---|
| Food cost % | Κόστος πρώτων υλών ÷ καθαρές πωλήσεις φαγητού | 25–35% |
| Κόστος προσωπικού % | Μισθοδοσία με εισφορές ÷ καθαρές πωλήσεις | 25–35% |
| Prime cost % | Food cost + κόστος προσωπικού | κάτω από 60–65% |
Το prime cost είναι ίσως ο πιο χρήσιμος αριθμός για έναν εστιάτορα. Πρώτες ύλες και προσωπικό είναι τα δύο μεγαλύτερα έξοδα, και τα μόνα που μπορείτε να επηρεάσετε κάθε μέρα. Αν μαζί ξεπερνούν το 65% των πωλήσεων, το ενοίκιο, το ρεύμα και τα υπόλοιπα έξοδα σπάνια αφήνουν κέρδος.
Τα εύρη είναι ενδεικτικά και αλλάζουν ανάλογα με τον τύπο του καταστήματος. Αυτό που μετράει περισσότερο είναι η τάση: αν ο δείκτης ανεβαίνει τρεις μήνες στη σειρά, κάτι αλλάζει και πρέπει να βρείτε τι.
Τετράδιο, Excel ή εφαρμογή
Το τετράδιο
Δουλεύει για την καταγραφή, αλλά δεν βγάζει συμπεράσματα. Για να δείτε το food cost του μήνα πρέπει να κάθεστε με κομπιουτεράκι. Και αν χαθεί ή βραχεί, χάθηκαν όλα.
Το Excel
Πολύ καλύτερο, αν κάποιος στο κατάστημα το ξέρει καλά. Στην πράξη, τα περισσότερα αρχεία Excel εστιατορίων ξεκινούν με ενθουσιασμό και εγκαταλείπονται μέσα σε τρεις μήνες, γιατί κάθε μήνας θέλει χειροκίνητη δουλειά, και ένας λάθος τύπος χαλάει όλα τα νούμερα χωρίς να το καταλάβει κανείς.
Εφαρμογή φτιαγμένη για εστίαση
Καταγράφετε μόνο τα στοιχεία της ημέρας, και οι αναφορές, οι δείκτες και οι συγκρίσεις βγαίνουν αυτόματα. Πριν επιλέξετε, ελέγξτε τρία πράγματα: αν έχει μηνιαία συνδρομή και πόσο κοστίζει σε βάθος χρόνου, αν δουλεύει όταν πέφτει το internet, και αν μπορεί να δώσει στον λογιστή σας τα στοιχεία σε μορφή που χρησιμοποιεί.
Πώς το λύνουμε εμείς
Φτιάξαμε το GoFinanceOS πάνω σε αυτή ακριβώς τη ρουτίνα, για καταστήματα που θέλουν καθαρή οικονομική εικόνα χωρίς μηνιαία συνδρομή και χωρίς λογιστικές γνώσεις:
- Ημερήσια έσοδα ανά κατηγορία (σάλα, delivery, take away, μπαρ, εκδηλώσεις). Βάζετε σύνολο ταμειακής και POS, και τα μετρητά υπολογίζονται αυτόματα.
- Έξοδα ανά προμηθευτή, κατηγορία και τρόπο πληρωμής, με παρακολούθηση του food cost %.
- Αρχείο προμηθευτών με ιστορικό συναλλαγών, ανεξόφλητα υπόλοιπα και αναφορά PDF ανά προμηθευτή.
- Μεροκάματα ανά εργαζόμενο, με αυτόματο υπολογισμό εβδομαδιαίας μισθοδοσίας, ημερήσια ή ωριαία.
- Στόχοι και ειδοποιήσεις: ορίζετε στόχο τζίρου και όριο food cost, και βλέπετε ειδοποίηση όταν κινδυνεύουν.
- Σύγκριση περιόδων: δύο μήνες, εβδομάδες ή χρονιές δίπλα δίπλα.
- Εξαγωγή σε Excel και PDF, για να τα πάρει ο λογιστής σας απευθείας.
Δουλεύει στον υπολογιστή, στον Chrome ή στον Edge, και λειτουργεί χωρίς internet. Τα δεδομένα μένουν στη συσκευή σας, όχι σε κάποιον server. Δεν υπάρχει μηνιαία συνδρομή: εφάπαξ άδεια 69 € για μία συσκευή. Μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν, χωρίς εγγραφή.
Δύο πράγματα που καλό είναι να ξέρετε από πριν: δεν αντικαθιστά τον λογιστή σας ούτε το φορολογικό σύστημα του καταστήματος, είναι εργαλείο διοίκησης για εσάς. Και επειδή τα δεδομένα είναι στη συσκευή, κρατάτε τακτικά αντίγραφο ασφαλείας με την ενσωματωμένη λειτουργία backup.
Το επόμενο βήμα
Ξεκινήστε από απόψε. Ό,τι εργαλείο κι αν χρησιμοποιήσετε, ακόμα και ένα τετράδιο, καταγράψτε έσοδα, έξοδα και μεροκάματα της ημέρας, για τριάντα μέρες. Στο τέλος του μήνα θα έχετε για πρώτη φορά το δικό σας food cost, το κόστος προσωπικού και το prime cost. Θα ξέρετε αν η επιχείρηση βγάζει λεφτά, και πού.
Αν θέλετε να στήσουμε μαζί το σύστημα οικονομικής παρακολούθησης του καταστήματός σας, ή να δούμε τι σας λένε τα νούμερα που ήδη έχετε, επικοινωνήστε μαζί μας.
Άρης Αλαμπουρινός
Σύμβουλος εστίασης με πάνω από 25 χρόνια στον κλάδο, από τη σάλα και την κουζίνα μέχρι τη διοίκηση, την οικονομική διεύθυνση και την ιδιοκτησία καταστημάτων, από την Αθήνα έως την Αλεξανδρούπολη.